外国人介護職員の受け入れ｜利用者・家族説明と現場準備の進め方

「新しく外国人スタッフが入ったら、利用者の方やご家族はどう思うかな…」

人手不足の解消に外国人介護士の採用を進めたい気持ちはあるものの、
ここで不安になって一歩踏み出せない相談員さんや現場リーダーは、
実はとても多いんです。

事前の説明が遅れてしまうと、
ご家族から「日本語はちゃんと通じるかしら？」
「夜勤も任せて大丈夫？」と聞かれたときに、
管理者の方や教育担当者さんがその場で答えに詰まってしまいます。

なにより、新しく入る外国人スタッフ本人も
「利用者の方やご家族に受け入れてもらえるかな…」と
不安な気持ちのまま初日を迎えることになってしまいます。

外国人スタッフを迎えるときに一番大切なのは、
むずかしい制度の説明ではありません。

「利用者の方やご家族に、何を・いつ・誰からお伝えするか」
という事前の段取りを、あらかじめしっかり決めておくことです！

この記事を読み終えるころには、説明のタイミングや内容だけでなく、
ご家族へのフォローや掲示物・家族会での伝え方まで、
自社の現場に合わせた具体的な準備ができるようになります。

外国人介護士の受け入れで一番はじめに確認したいポイント

外国人介護スタッフを迎えるときは、採用条件と同じくらい
「利用者の方やご家族への説明の仕方」を準備しておくことが大切です。

ここがあやふやなまま配属してしまうと、
利用者の方から質問されるたびに現場スタッフの答えが変わってしまい、
新しく入った外国人スタッフ本人にも余計なプレッシャーがかかってしまいます。

採用が決まってから慌てて案内文を作るのではなく、
応募者を検討している段階から準備を始めるのがポイントです。

施設長は「どの業務を任せるのか」「ご家族へどう伝えるのか」まで
事前にイメージしておくと、受け入れがぐっとスムーズになります！

「入社当日に突然紹介」はNG！ご家族への説明は選考時から進めよう

外国人スタッフの就任を
「当日の対面」や「シフト表の掲示」で突然知らされると、
利用者の方やご家族は困惑してしまいます。

特に食事・排泄などの身体介護を担当する場合、
事前情報がないと「どんな人なのか」「日本語での意思疎通は可能か」
といったご家族の不安が大きくなりやすいため注意が必要です。

説明の目的は、外国人スタッフを特別扱いすることではありません。

新しいスタッフを迎えるときと同じように、
任せる役割や教育体制、相談先をきちんとお伝えすることです。

ご家族へ説明するときも、国籍のことより
「どんな業務を担当するか」「誰が指導するか」を中心にお話しすると、
現場もご家族もすんなり受け入れやすくなります。

制度の説明よりも大切！「毎日の介護が安全か」を伝えるコツ

利用者の方やご家族が一番知りたいのは、
難しい制度の名前ではなく
「毎日の介護が安全に行われるかどうか」です。

「特定技能」や「技能実習」「EPA」といった専門用語を並べ立てても、
ご家族の不安が消えるわけではありません。

まず伝えたい内容は、次のような現場情報です。

伝える内容	家族が知りたいこと	現場での説明例
担当する業務	どこまで任せるのか	食事介助、移動介助、見守りなどから段階的に担当します
日本語の確認方法	会話は通じるのか	申し送りや利用者対応を教育担当者が確認します
教育体制	誰が教えるのか	初月は主担当と副担当がつきます
緊急時の対応	夜間や転倒時は大丈夫か	報告手順と連絡先を事前に訓練します
相談先	家族は誰に聞けばよいか	相談員または管理者が窓口になります

ご家族から問われる前に、
施設側からあらかじめ要点を伝えておきましょう。
この事前の対応ひとつで、
現場スタッフが個別で説明に追われる負担を軽減することができます。

利用者・ご家族に好印象を与える事前ガイダンス

外国人スタッフの制度について、
ご家族へ細かく説明しすぎる必要はありません。
「施設としてきちんと正規の手続きを踏んでお迎えしています」
とお伝えするほうが実用的です。

下手に制度名ばかりを並べてしまうと、
「それで、他の資格と何が違うの？」などの質問が増えてしまい、
相談員さんが答えに詰まってしまう原因になります。

介護分野で使われる主な受け入れルートは、
厚生労働省の外国人介護人材に関する案内で確認できます。

ご家族への説明は、
公式なルールに沿って採用していること、
そして施設内で十分な教育と確認を行っているという事実を、
冷静かつ丁寧にお伝えしましょう。

外国人介護人材の主な受入ルートと特徴

介護現場で外国人スタッフを迎えるルートには、
主に「EPA」「在留資格『介護』」「技能実習」「特定技能」の4つがあります。

各ルートの役割は異なり、
EPAは経済連携協定に基づき将来の介護福祉士候補者を受け入れる制度です。

対して在留資格「介護」は、
国家資格である介護福祉士を取得した外国人専門人材が
実務に従事するための資格となります。

特定技能は、人手不足がある分野で
一定の技能を持つ外国人材を受け入れる制度です。
介護分野の特定技能では、身体介護のほか、
これに付随する支援業務が対象になります。

制度の詳細は、
厚生労働省の介護分野における特定技能外国人の受入れ案内で確認することができます。

ご家族への説明フレーズは、
以下のように言い換えることで説得力と安心感が高まります。

「当施設では、国のルールに沿って
在留資格をきちんと確認した上で採用しています。
外国人スタッフの入職後もいきなり一人で任せることはありません。
教育担当スタッフが一緒に付き添い、作業や日本語での報告、
利用者の方への対応を一つひとつ確認しながら、
少しずつ任せる業務を広げていきます。」

難しい制度の話より大切！家族説明で一番に伝えるべきこと

家族会で制度の細かい話ばかりしてしまうと、
どうしても「どの資格で来ているのか」に意識が向いてしまいがちです。

もちろん正しい制度の知識も大切ですが、
ご家族が一番知りたいのは
「自分の大切な親の介護を、誰がどうサポートしてくれるのか」
という具体的な対応です。

たとえば入浴介助に入る場合は、
「最初は先輩スタッフと一緒に入り、手順や声かけ、
記録のつけ方をしっかり確認してから一人立ちします」とお伝えし、
夜勤を任せる予定があるときも、
「日勤での動きや報告の正確さ、緊急時の対応ができるかを
きちんと見極めた上で決めていきます」
と話すほうが、ご家族にも納得してもらえる現実的な説明になります。

制度の話題は補足説明にとどめ、
まずは「現場でどのように安全を確保して運用するか」
を伝えることがポイントです。
この順番を徹底することが、
受け入れ時のご家族の不安を最小限に抑える鍵となります。

いつ伝えるのが正解？利用者・ご家族へ説明する「3つのタイミング」

利用者の方やご家族への説明は、
「入職前」「初めての勤務の前後」「任せる業務を広げる前」
の3つのタイミングに分けて考えるとスムーズです。

あらかじめ説明するタイミングを決めておかないと、
面会時や電話での質問対応が相談員に集中し、
通常業務を圧迫する原因になります。

管理者の方は、
「全員へ一斉に伝える場面」と「個別に丁寧にお話しする場面」
をうまく使い分けるのがポイントです。

認知症のある利用者の方や、
身体介護・夜勤体制に不安を感じているご家族など、
相手の状況に応じて必要な情報の量や深さは異なるためです。

「長文の説明」は逆効果？入職前にシンプルに伝えるコツ

入職前のタイミングでは、
「新しいスタッフが入ること」「教育担当がしっかりつくこと」
「任せる仕事は少しずつ広げていくこと」の3点を伝えておきます。

お知らせや掲示物を作成する際は、
国籍や制度名を前面に出すのではなく、一人の職員としての
「役割やサポート体制」を軸に記載することが大切です。

案内文の文面は、こんな風に書くとご家族にもスッと伝わります。

『当施設では、
このたび新たな介護スタッフとして
外国人職員をお迎えすることになりました。
入職後は教育担当者のサポートのもと、介護の手順や記録、申し送り、
お声がけの方法などを一つひとつ確認しながら業務に入ります。
ご質問や不安な点がございましたら、
生活相談員または管理者までお気軽にお声がけください。』

事前のお知らせ文は、この程度の簡潔さで十分です。
あまり長文で説明しすぎると、
かえって特別な出来事のように見えてしまい、
ご家族の過度な懸念を招く原因になります。

最初の挨拶が肝心！利用者の緊張をほぐす「初日のフォロー方法」

初日勤務の前後は、利用者の方と初めて対面する重要な場面です。

既存スタッフから「今日から一緒に働く職員です」と自然に紹介し、
外国人スタッフ本人からも短く挨拶できる流れを作っておくことで、
利用者の方の戸惑いや緊張を和らげることができます。

最初から外国人スタッフだけに任せる必要はありません。
教育担当者が隣につき、「お名前の呼び方」や「声の大きさ」
「ゆっくり話すこと」「聞き返し方」をその場で優しくサポートしてあげましょう。

特に、利用者の方が抵抗を感じやすい入浴や排泄の介助では、
最初の数回は先輩スタッフが一緒に付き添う形にするのが一番安心で現実的です。

ご家族の不安を先回り！ステップアップ時に伝えておきたい安心の一言

「日勤の見守り」から「食事や排泄などの身体介護」へ、
あるいは「早番・遅番」から「夜勤」へと任せる仕事が広がるときは、
改めてご家族へお知らせしておくことが大切です。

シフト表で初めて名前を見かけたご家族から、
「夜間も外国人スタッフだけで対応するの？」
と不安の声が上がってしまうのを防ぐためです。

夜勤では、転倒や発熱、急な体調変化など、
限られた時間で素早く報告しなければならない場面が増えてきます。

夜勤に入る前には、緊急時の連絡ルールや看護スタッフへの報告手順、
記録の書き方や引き継ぎのコツをしっかり確認しておくことが大切です。
ご家族へも「施設内で確認を終えてから夜勤配置を行っています」
と一言添えるだけで、受ける印象や安心感が変わります。

「大丈夫」だけじゃ伝わらない！利用者の不安を解消する答え方

利用者の方からの不安には、「日本語」「介助の安全性」「文化の違い」
の3つに分けて答えるルールを作っておくのがおすすめです。

事前の返し方を決めておかないと、
先輩スタッフも「大丈夫ですよ〜」と曖昧に返してしまい、
利用者のモヤモヤした不安が残ったままになってしまいます。

利用者の方は制度の仕組みよりも、
普段のコミュニケーションや介助の丁寧さを重視しています。

外国人スタッフがどれほど熱心に取り組んでいても、
ぎこちない聞き返し方や硬い表情一つで「大丈夫かな」と
不安を与えてしまうケースは少なくありません。
だからこそ、現場の周囲による継続的なサポートが不可欠です。

言葉が通じるか心配…利用者を安心させる簡単な返答フレーズ

JLPTは、日本語能力試験のことです。
N4は基本的な日本語を理解できる水準、
N3は日常的な場面で使われる日本語をある程度理解できる水準とされ、
詳しい目安は日本語能力試験の公式サイトで確認することができます。

ただ、日本語検定（N3やN4）の資格を持っているからといって、
すぐに介護記録や申し送りを任せられるとは限りません。

利用者の方に「寒くないですか？」と尋ねる日常会話の力と、
申し送りで「昨日より食事量が半分に減っています」と
簡潔に伝える業務上の報告力は、まったく別ものだからです。

ご利用者の方へお答えするときは、
こんな風にお伝えすると自然で安心していただけます。

「日本語の勉強はもちろん、
当施設で使う言葉や声かけのコツも一緒に確認していますよ。
もし聞き取りにくいことがあったら、
いつでも近くのスタッフに声をかけてくださいね。」

外国人スタッフ本人にも、聞き返すときのフレーズを
しっかり練習しておいてもらいましょう。

「もう一度お願いできますか？」「ゆっくり話していただけますか？」
「先輩スタッフに確認してきますね」と言えるようになるだけで、
利用者の方に与える印象はガラッと良くなります。

国籍ではなく「手順」が大切！ご家族の不安を安心に変える介助の伝え方

利用者の方やご家族が心配しているのは、
国籍の違いではなく「安全に介護できるかどうか」です。

移乗時に車椅子のブレーキをきちんとかけるか、
食事中のむせ込みに気づけるか、お風呂で皮膚の異変を見逃さないか。
こうした現場の手順をしっかり確認するのが、教育担当者の大切な役割です。

説明するときは、
「当施設の手順をしっかり確認してから任せています」と話すのがコツです。
「日本人のスタッフも全員同じステップで育てるんですよ」と添えるだけで、
国籍の特別扱いではなく「施設の安全管理や品質を守るための仕組み」として、
ご家族にも納得してもらえます。

「聞き取りにくい」と言われたら？利用者とのギャップを埋める工夫

利用者の方の中には、慣れない発音や表情、
独特の距離感に戸惑ってしまう方もいらっしゃいます。

時にはご家族から「母が『話が聞き取りにくい』と言っているのですが…」
と相談を受けることもあるかもしれません。

このとき、外国人のスタッフ本人だけに
改善させようとすると負担が大きくなってしまいます。

施設側で、利用者ごとの「お名前の呼び方」「苦手な声の大きさ」
「お好きな話題」「避けたい言葉」を共有してあげましょう。
外国人スタッフはそれを覚え、先輩スタッフは必要に応じてフォローに回る。
そうした小さな調整を重ねていくことが、現場へのスムーズな定着につながります！

詰め込みすぎに注意！掲示物と家族会で「伝える内容」を分けるコツ

外国人スタッフの受け入れについて説明するときは、
掲示物・家族会・個別相談で「伝える内容」を変えるのがポイントです。

すべて同じ内容を一度に伝えようとすると、
掲示物は文字だらけで読まれなくなり、
家族会では質問が広がりすぎて話がまとまらなくなってしまいます。

生活相談員は、ご家族の関心に合わせて説明の深さを変えていきましょう。

全体には短く要点だけを伝え、日常の介護に直接関わるご家族には具体的に、
強い不安を感じているご家族には個別にじっくり話を聞く時間をつくる。
このステップを踏むことが、最もスムーズで現実的です。

掲示物に書くべき「4つの必須ポイント」

掲示物は、短く落ち着いた文面にまとめるのがポイントです。

一番の目的は、「施設としてしっかり準備を整えた上で受け入れていますよ」
という安心感を伝えることにあります。

掲示物に入れる項目は、以下の内容で十分に伝わります。

• 着任のお知らせ：新しい介護職員を迎える旨の周知
• 指導体制：教育担当者が付き添って業務を開始すること
• 確認の徹底：施設独自の介護手順・記録・申し送りルールを習熟させること
• 相談窓口：疑問や不安は相談員・管理者へ連絡できる体制の提示

出身国や在留資格といった細かい情報まで掲示する必要はありません。
個人情報に配慮する観点からも、プロフィールなどの紹介内容は、
事前に外国人スタッフ本人の同意を得た範囲内にとどめておくのが大切です。

「人手不足の穴埋め」に見せない！家族会で安心してもらえる話し方

家族会では、難しい制度の説明よりも
「どんな受け入れ体制を用意しているか」を話すのがポイントです。

ご家族が集まる場だからこそ、
「外国人スタッフが入ります」という周知だけで終わらせず、
施設としてどのように教育し、安全を確認していくのかまでを
しっかり伝えることが大切です！

家族会で話す順番は、この流れが一番分かりやすくておすすめです。

1. 人員を安定させて手厚い介護を行うために新メンバーを迎えること
2. 国の制度に沿って就労資格をクリアしていること
3. 最初の1ヶ月は教育担当者が記録や申し送りまで付き添うこと
4. 身体介護や夜勤は様子を見ながらステップアップしていくこと
5. 気になることは相談員や管理者がいつでも聞くこと

この構成で説明すれば、
「人手不足を補うための穴埋め」といった
受動的な印象を与えることはありません。

「介護の質と体制を保つための前向きな施策」として、
ご家族にポジティブなメッセージとして伝えることができます。

個別面談で不安を解消する具体的な話し方

全体説明だけでは、どうしても不安が解消しきれないご家族もいらっしゃいます。

たとえば、認知症の症状が強く環境の変化に敏感な方、
異性介助への不安がある方、あるいは夜間の転倒リスクが高い方のご家族などです。
こうしたケースでは、個別の状況に応じた丁寧なフォローが欠かせません。

面談や個別説明では、抽象的な一般論ではなく
「ご本人の具体的なケア場面」に引き寄せて説明することが重要です。

「夜間の排泄介助は、まず既存職員とのペアで対応します」
「皮膚の小さな変化も記録し、看護職へ即座に共有する手順を徹底しています」など、
実際の場面を交えて伝えることで、ご家族も「自分たちのためのケア」として
具体的にイメージできるようになります。

採用前に決めておくべき「教育・費用・定着」のポイント

外国人介護職員の受け入れを成功させるには、
利用者の理解だけでなく、教育担当の選定・予算・生活支援・定着施策まで
トータルで設計することが不可欠です。

「採用コスト」の視点だけで進めてしまうと、
入職後の教育や生活サポートにかかる業務量が膨れ上がり、
管理者や現場リーダーにしわ寄せがいってしまいます。

キズナキャリアでは、制度の名称以上に実務的な
「5つの要素」を重視して確認することをおすすめしています。

• 「初月任せる業務」
• 「日本語でのコミュニケーション確認」
• 「指導体制（主・副担当）」
• 「生活支援の対象範囲」
• 「3〜6ヶ月後の業務ステップ」

この5点が明確になっていれば、
利用者の方やご家族へも解像度の高い具体的な説明が可能になります。

採用費だけじゃない！見落としがちな「トータルコスト」と「教育時間」

外国人スタッフの受け入れ費用は、
採用時に払う費用だけではありません。

登録支援機関への委託費や在留資格の手続き代、
住居の準備、生活の立ち上げ費用に加え、
教育担当者の人件費や日本語学習のサポート代まで、
考えるべきコストは多岐にわたります。

施設ごとの受入方針やサポート範囲によって、負担額が大きく変わるため、
トータルで試算しておくことが大切です！

費用面で盲点となりやすいのが、教育担当者の「指導時間コスト」です。
入職初月は質問や確認事項が多発し、日常のケアや記録、
申し送りを終えたあとに指導を行う悪循環に陥りやすくなります。
教育時間をシフト内でどう工面するかをあらかじめ設計しておかないと、
教育担当者の残業増加や早期離職を引き起こす原因になってしまいます。

ワンオペ指導はNG！初月だけでも「主担当・副担当」の2人体制をつくる

教育担当者を一人だけに絞ってしまうと、
その人が休みの日に外国人スタッフが質問できず困ってしまいます。

また、早番・遅番・夜勤などでルールが曖昧な施設だと、
日によって教え方がブレてしまい、
本人も周りのスタッフも迷ってしまう原因になります！

入職初月は、指導役として
「主担当」と「副担当」をそれぞれ配置するのが効果的です。

主担当は育成計画の管理や面談を担当し、
副担当は日常シフトでの具体的な相談窓口となります。
あわせて、申し送りでの報告方法や記録の表現、
ご家族対応の引き継ぎルールまで提示しておくことで、
現場の混乱を防ぎ安定した運用が可能になります。

初月に任せる仕事と説明内容のつくり方

受け入れ準備や説明を現実的なものにするには、外国人材候補者の
「日本語力」「介護経験」「希望する働き方」「生活面の希望」を
あらかじめ確認しておくことが欠かせません。

たとえば、母国で介護経験がある人と、日本でゼロから介護を学ぶ人では、
入社初月に任せる業務やスピード感がまったく変わってくるからです。

制度を理解しても、「自社の利用者に合う人材がいるか」は別の問題です。
日本語レベルや介護経験、希望条件を見ながら受け入れ説明まで考えたい場合は、
人材スカウト画面で候補者の条件を確認できます。

よくある失敗から学ぶ「受入前チェックリスト」

外国人スタッフの受け入れで一番避けたいのは、
利用者の方やご家族への説明を「現場任せ」にしてしまうことです。

施設としての回答方針が決まっていないと、
ご家族からの質問や不安の声が、相談員・現場リーダー・教育担当者へと
ばらばらに届いてしまい、現場が混乱する原因になります！

既存のスタッフは毎日のケア業務をこなしながら説明も担うため、
受け入れ自体を「負担だな…」と感じやすくなります。
その空気を察して新しく入った外国人スタッフも
「周囲に迷惑をかけている」と萎縮してしまい、
早期離職を引き起こす大きな要因となります。

外国人スタッフ受け入れでやりがちな「2つの失敗パターン」

よくあるのが、「人手不足だから一刻も早くシフトに入ってほしい！」と、
説明や教育を後回しにしてしまう失敗です。

最初は手が増えて助かったように見えても、
後から「話が聞き取りにくい」と利用者の方から声が上がったり、
ご家族から不安の電話が入ったり、記録の直しが増えたりして、
結局は既存スタッフの負担が増えてしまいます。

もう一つ陥りがちなのが、ご家族への説明を丁寧にしすぎて、
外国人スタッフ本人を「特別な存在」に見せてしまう失敗です。

「外国人スタッフ」であることばかりを強調すると、
利用者の方も「普通の職員とは違う特別な人なのかな」と身構えてしまいます。
説明の場では国籍を前面に出すのではなく、一人のスタッフとしての
「役割」「指導体制」「相談窓口」を中心に伝えるのが大切です！

受け入れ前チェック項目

受け入れ前には、次の項目を施設内でそろえておきましょう。

項目	決めること
利用者説明	いつ、誰が、どの文面で伝えるか
家族説明	掲示物、家族会、個別説明の使い分け
日本語確認	申し送り、記録、利用者対応、緊急時報告
教育体制	主担当、副担当、面談日、相談先
業務範囲	初月、3か月後、6か月後に任せる業務
費用	採用費、支援費、住居準備、教育時間
定着支援	生活相談、評価面談、本人の希望確認

採用前にこのシートを埋めておくことで、
ご家族からの質問にも迷わず答えられるようになります。

ポイントは、採用担当者ひとりで抱え込まないことです。
施設長、相談員、現場リーダー、教育担当者の関係者全員で共有し、
同じ認識をあらかじめ揃えておくことが大切です。

まとめ

外国人介護職員の受け入れを成功させるには、制度の正確な運用だけでなく
「利用者・ご家族への適切なアプローチ」が欠かせません。

事前のアナウンスが遅れると、
家族対応・現場指導・記録確認・シフト調整といった業務負担が
特定箇所の職員へ偏り、現場の疲弊を招いてしまいます。

外国人スタッフの採用前に固めておくべき基本軸は「5つの項目」です。

• 初月の担当業務
• 日本語コミュニケーションの確認ポイント
• ダブル指導体制（主・副）
• 生活サポートの範囲
• 中長期（3・6ヶ月後）の業務目標

この土台が定まることで、館内掲示物や家族会、
個別説明で提示すべきメッセージが明確になります。

次に取る行動は、制度名を選ぶことではなく、自社の現場に合う候補者像を見て、
説明できる受け入れ計画に落とし込むことです。
候補者の日本語レベル、介護経験、希望条件を見ながら検討したい場合は、
人材スカウト画面で実際の候補者像を確認しておくと、採用条件を具体化しやすくなります。

よくある質問