外国人介護人材の受け入れ体制チェックリスト｜採用前に決める準備と定着支援

「外国人介護スタッフの採用を検討したいけれど、
社内での準備手順がさっぱり分からない…」

いざ情報を調べても、飛び交うのは
「特定技能」や「技能実習」といった難しい制度名ばかり。
「一体どこから手をつければ正解なのか」
施設長や本部スタッフの方が迷ってしまうのも当然です。

採用前の準備や確認があいまいなまま進めてしまうと、
あとから「日本語での申し送りがうまくいかない」
「記録や生活面での相談に乗る時間がない」
「夜勤の配置が組めない」といった問題が次々と浮き彫りになります。
結局、教育担当者の大きな負担になるだけでなく、
早期離職による再採用コストまで
発生してしまうことになってしまいます。

外国人介護人材の受け入れ準備は、
どの制度を使うかよりも先に「実務設計」を固めることから始まります。

具体的には、
初期業務・日本語確認・教育体制・生活サポート
・中長期的（3・6ヶ月後）な配置方針の5項目です。

この記事を読み終える頃には、
自社で準備すべき項目をひとつずつチェックしながら
「採用前に何を詰めるべきか」がすっきり整理できるようになります！

外国人介護人材の受け入れ体制で「最初に決めるべきこと」

外国人介護人材の受け入れで一番大切なのは、
採用人数を決めることよりも先に
「入社後に誰が、何を、どこまで支えるか」
をクリアにしておくことです。

ここが曖昧なままだと、
外国人スタッフの初月に教育担当者へ質問が集中し、
既存のスタッフも「この仕事、どこまで任せていいのかな…」
と判断に迷ってしまいます。

施設長や管理者の方は、採用をスタートする前から
「現場」「本部」「事務担当」の役割をしっかり揃えておきたいところです。

いくら制度の上では採用できる人材であっても、
現場の受け入れ準備が足りないと、
新しく入る外国人スタッフも一緒に働くスタッフも
不安を抱えたままスタートすることになってしまいます！

真っ先に決めておきたいのが「入社初月に任せる業務」です。
食事の配膳や掃除・環境整備、見守り、お声がけのほか、
入浴介助の補助や記録入力のサポートなど、
施設の方針によって任せ方はさまざまです。
まずは自社で何を任せるかクリアにしておきましょう！

最初から日本人スタッフと同じ仕事を求めてしまうと、
外国人スタッフ本人は理解しきれないまま動いてしまい、
思わぬミスにつながります。

たとえば、申し送りで「昨日よりむせ込みが多い」と聞いたとき、
指示を聞くだけでなく「誰に報告すればいいのか」「介護記録のどの欄に書くのか」
という次のアクションまで具体的に教えておくことが大切です！

制度を見る前にチェック！キズナキャリアが提案する「5つの採用基準」

キズナキャリア編集部では、
外国人スタッフの採用を「制度名」だけで判断するのではなく、
まずは次の「5つのポイント」からチェックすることをおすすめしています！

判断軸	採用前に見ること
初月に任せる業務	入職直後に任せる介助、記録、利用者対応の範囲
日本語で確認したい場面	申し送り、介護記録、緊急時報告、家族対応
教育担当と副担当	主担当、休みの日の副担当、面談する人
生活支援の範囲	住居、銀行、携帯、通院、行政手続きの支援
3か月後・6か月後の業務	夜勤、入浴介助、記録、リーダー補助などの広げ方

この5つを決めないまま候補者を選び始めてしまうと、
「どのくらいの日本語力が必要か」「経験者にするべきか」
「夜勤に入るまで何ヶ月みるか」が曖昧になって迷ってしまいます。

採用に向けた社内会議では、難解な制度の説明をするよりも先に、
まずは「現場で任せたい仕事」を先に書き出してみるほうが
話し合いがスムーズに進みます。

違いを知ってミスマッチを防ぐ！外国人介護人材の「4つの受入ルート」

外国人スタッフを受け入れる主な制度には、
特定技能、技能実習、EPA、在留資格「介護」の4つがあります。

それぞれの制度は「そもそも何のための制度か（目的）」が異なるため、
ここを取り違えてしまうと、入社後の配属やサポート内容、
働ける期間の考え方にズレが生じてしまうので注意が必要です！

介護分野の受け入れ制度については、
厚生労働省の外国人介護人材に関する案内で詳しく確認することができます。

制度の詳細は厚生労働省の案内などで確認できますが、
現場で大切なのは制度名を丸暗記することではありません。
まずは、「即戦力として来てもらうのか」
「しっかり育成しながら受け入れるのか」という
自社の方針を、採用の前に固めておくことが何より重要です！

即戦力として期待大！「特定技能」の基本と押さえるべきポイント

「特定技能」は、人手不足が深刻な分野で
一定のスキルを持つ外国人を受け入れるための在留資格です。

介護分野の「特定技能1号」では、原則として最長5年まで働くことができます。
なお、介護には「特定技能2号」がありません。
その代わりに介護福祉士の国家資格を取ると、
制限なく働ける在留資格「介護」へステップアップできる仕組みになっています。
制度の基本ルールは、出入国在留管理庁の特定技能に関する案内で
最新情報をチェックしておきましょう。

介護分野では、
「介護技能評価試験」「介護日本語評価試験」「日本語試験（N4など）」
の合格が関わってきます。

外国人介護人材候補者がどの試験に合格しているかによって、
入社までのスケジュールや必要な研修・教育計画がガラリと変わるため、
事前にしっかり確認しておきましょう！

法改正にも注意！「技能実習」の基本と育成就労への変化

「技能実習」は、日本で学んだ技術や知識を
母国に持ち帰ってもらう「国際貢献」を目的とした制度です。

なお、この技能実習制度は発展的に解消されることが決まっており、
令和9年/2027年4月からは新しい「育成就労制度」へと生まれ変わる予定です。
最新の移行情報については、
厚生労働省の外国人育成就労制度に関する案内で確認することができます。

本部が制度の変更を見落としてしまうと、
採用スケジュールや監理団体・支援機関との
契約手続きにズレが出てしまいます。

一方で、現場のスタッフにとっては難しい制度名よりも、
「誰が指導を担当するのか」「評価面談はいつやるのか」といった
日々の具体的な運用のほうが直接の負担に関わる大事なポイントです。

「EPA」と「在留資格『介護』」で抑えるポイント

EPA（経済連携協定）は、
国家資格取得を目指す介護福祉士候補者を受け入れる制度です。

一方、在留資格「介護」は、
すでに日本の介護福祉士国家資格を持っている外国人が、
現場での介護や後輩の指導を行うための資格です。

制度上の扱いは、
出入国在留管理庁の在留資格「介護」に関する案内で確認しておきましょう。

在留資格「介護」を持つ人は国家資格があるため、
人員配置の面では心強い存在です。

ただし「資格がある＝すぐ現場に馴染める」とは限りません。
施設ごとの記録の付け方や夜勤時の報告ルールなどは、
やはり丁寧に教える必要があります。

管理者は「国家資格の有無」と「自社への慣れ」を
分けて考えておくことが大切です！

内定後のトラブルを防ぐ！「採用条件」と「行政手続き」の進め方

外国人スタッフの受け入れでは、
「採用条件（雇用面）」と「行政手続き（ビザ面）」を
セットで進めることが大切です。

どちらか片方だけを先走ってしまうと、内定を出した後に
「在留資格が下りない」「支援計画や住まいの準備が間に合わない」
「入社日が決まらない」といった事態になり、
本部も現場もバタバタと追われることになってしまいます！

特定技能1号を受け入れる施設には、「支援計画」を作成したうえで、
外国人スタッフの仕事面だけでなく日常生活や社会生活まで
手厚くサポートすることが義務付けられています。
支援の考え方は、
出入国在留管理庁の1号特定技能外国人支援に関する案内で確認することができます。

ビザ申請だけで終わらせない！本部がチェックすべき「受入手続き」

法人本部や事務長が確認すべきなのは、
ビザ（在留資格）の申請手続きだけではありません。

雇用契約の内容や給与水準をはじめ、
支援計画の作成、登録支援機関への委託範囲、
さらには入社日、住居の手配、来日直後の生活フォローまで、
すべてが一つにつながっています。
全体を見通してしっかり準備を進めましょう！

たとえば、入社日だけを先に決めてしまっても、
住まいの契約や生活のオリエンテーションが遅れると、
外国人スタッフ本人は出勤する前にすっかり疲れ切ってしまいます。

銀行口座の開設や携帯電話の契約には意外と時間がかかるものです。
「生活をスタートする日」と「現場で働き始める日」は
少し余裕を持たせて、スケジュールを組むのがおすすめです！

採用費用だけで決めない！トータルで捉える「コストの考え方」

外国人スタッフの受け入れにかかる費用は、
目先の「採用費（紹介料など）」だけで判断することはできません。

費用全体のイメージをつかむには、
「採用前」「入職前」「入職後」「定着支援」の
4つのフェーズに分けて社内で把握しておくことが大切です！

時期	主な費用・工数	現場への影響
採用前	募集、面接、紹介・スカウト、在留資格確認	採用条件が曖昧だと面接が長引く
入職前	住居、移動、生活立ち上げ、書類準備	事務担当と管理者に相談が集まりやすい
入職後	教育時間、面談、通訳、教材、記録指導	教育担当者の業務時間を圧迫する
定着支援	生活相談、評価面談、配置調整	放置すると離職時に再採用費が発生する

単純な発生費用だけを比べようとすると、
日本人採用との比較は少し難しく感じられるかもしれません。

ただ、教育にかける時間や定着支援まで考慮すると、
本当に大切なのは初期費用の安さではなく
「長く働いてもらい、早期離職を防げる体制があるか」
という点になってきます。

試験資格だけでは測れない！日本語レベルの見極め方と教育担当の選び方

日本語レベルは、「N4」や「N3」といった
試験の合格級だけで判断しないほうが安全です。

試験の級が同じでも、「申し送り」「記録」「利用者様とのコミュニケーション」
「緊急時の報告」など、場面ごとに求められる日本語力はまったく異なります。
現場で任せる業務に合わせて個別に確認していきましょう！

JLPTは、日本語能力試験のことです。
N4は基本的な日本語を理解できる水準で、
日常的な場面でややゆっくり話される会話であれば
内容をほぼ理解できる目安とされています。
レベルの概要は日本語能力試験JLPTの認定の目安で確認できます。

試験合格だけでは足りない？介護現場で本当に必要な「日本語力」

介護現場で必要な日本語力は、試験の合否だけでは測れません。

たとえば、利用者の方へ「少し横を向きましょう」とやさしく声をかける場面、
看護師へ「食事中にむせ込みがありました」と正確に報告する場面、
介護記録に事実をサッと短く残す場面――。
それぞれで求められる言葉づかいや表現力はまったく違います。

教育担当者は、指導をするときは、
最初から完璧な文章を書いてもらおうとしなくて大丈夫です！

まずは「定型文」や「よく使う略語」、
そして「報告の順番」を教えるところから始めましょう。
たとえば「いつ・どこで・誰が・何をした・どう対応した」
という型をそろえるだけで、誰でも読みやすく質の高い記録が書けるようになります。

不在時でも安心！教育担当は「主・副のペア体制」でつくる

教育担当を一人だけに任せてしまうと、
そのスタッフが休みの日に「誰にも質問できない」
と外国人スタッフが困ってしまいます。

そのため「主担当」と「副担当」の二人体制をつくり、
フロアのルールや記録の書き方を二人でしっかり揃えて伝えることが大切です！

入職したばかりの時期は、
外国人スタッフ本人も「今すぐ聞いていいのかな？」
「どのタイミングで報告すべき？」と迷いがちです。

特に「転倒」「発熱」「食事量の急減」といった緊急性の高い場面では、
夜勤者や看護スタッフへどう報告するか、
事前にロールプレイで練習しておくのがおすすめです。
実際の場面をイメージしておくことで、現場での迷いをぐっと減らせます。

制度を理解しても、自社に合う候補者がいるかは別の問題です。
日本語レベルや介護経験を見ながら受け入れ体制を考えたい場合は、
人材スカウト画面で候補者の条件を確認できます。

人手不足での焦りは禁物！「夜勤・訪問系サービス」へ配置する前のチェックポイント

一人勤務（夜勤や訪問サービス）のシフトに組み込む前には、
「制度ルール」と「現場の安全体制」をセットで確認することが大切です。

夜勤や訪問サービスは一人で対応する場面が多いため、
日本語力や緊急時の連絡手順、記録の書き方、
判断できる範囲があいまいなままだと大きな事故につながる危険があります。
「制度上の要件」と「現場の実務安全」を分けて整理しておく必要があります。

管理者は「人手不足だから」という理由だけで夜勤に配置してはいけません。
外国人スタッフが「夜間の体調急変」「転倒」
「ご家族への連絡」「救急車の要請」といった初期対応を
しっかり理解できているかを見極めて配置することが大切です。

不安が残るまま夜勤に入れてしまうと、
ペアを組む既存スタッフが常にフォローに追われ、
かえって負担が増えてしまいます。

日本語力だけでは不十分！夜勤に入れる前にチェックすべき5つの基準

夜勤に入る前には、少なくとも次の項目を確認しておきましょう。

【夜勤に入る前の事前チェックリスト（全5項目）】

• 夜間巡視と記録　夜間帯の巡視ルートと、巡視時の記録方法を理解しているか
• 緊急時の報告先　転倒・発熱・嘔吐・体調急変が発生した際、　
  　　　　　　　　誰に連絡すればいいか把握しているか
• 連絡基準の確認　看護職・管理者・ご家族へ「どのタイミングで連絡すべきか」
  　　　　　　　　の基準が頭に入っているか
• 夜間実務の流れ　就寝前のお薬（眠前薬）、排泄介助、ナースコール対応の
  　　　　　　　　具体的な手順を理解しているか
• 判断に迷ったときのルール　分からないことや迷うことがあった際、
  　　　　　　　　「勝手に自己判断せず、必ず確認する」ルールを守れるか

もし夜勤中に転倒事故が起きた場合、
外国人スタッフが「どこまで介助していいのか」「誰に連絡するのか」
「何を記録に残すのか」をしっかり分かっている必要があります。

単に日常会話ができるかだけでなく、
施設が決めた事故対応のルール通りに動けるかどうかを
確かめた上で、夜勤に配置しましょう！

制度改正の条件から同行まで！訪問介護で失敗しない現場フォロー

訪問系サービスは利用者のご自宅で「1対1」の対応になるため、
施設勤務よりも入念な事前準備が必要です。

なお、特定技能外国人については、令和7（2025）年4月の制度改正により、
初任者研修の修了や一定の実務経験といった条件を満たし、
事業所が遵守事項を守ることを前提に、
訪問系サービスへの従事が認められています。詳しくは
厚生労働省の外国人介護人材の訪問系サービスへの従事に関する案内で最新情報を確認してください。

訪問介護での外国人スタッフの受入では、
現場対応を個人任せにしない仕組みづくりが不可欠です。

同行期間の設定、利用者別の引き継ぎ、緊急連絡フロー、
家族対応のマニュアル化をあらかじめ整備しておく必要があります。
サービス提供責任者が同行後に必ず振り返りを行い、
利用者ごとの注意点をタイムリーに共有するフォロー体制を整えましょう。

仕事以外の不安もすっきり解消！生活支援の体制づくりとご家族への説明法

外国人スタッフに長く活躍してもらうには、
仕事の教え方だけでなく「生活面のサポート」や「相談できる窓口」
をつくることが欠かせません。

生活の不安や困りごとをそのままにしておくと、
一見「勤務態度が悪いのかな？」と思える言動が、
実は日々の疲労や孤立感から来ているケースも少なくないからです。。

住まいや通勤、病院、役所手続き、母国への送金、休日の過ごし方まで、
外国人スタッフは仕事以外の生活面でもたくさんの不安や疑問を抱えています。

だからといって現場の管理者にすべて相談が集中してしまうと、
本来の業務が回らなくなってしまいます。
あらかじめ「事務担当」「本部」「登録支援機関」で
役割分担を決めておくことが大切です！

外部委託で負担を減らす！特定技能1号の「生活サポート」の分け方

特定技能1号のサポートには、生活オリエンテーションや日常の相談など、
仕事以外の支援もたくさん含まれています。

これらをすべて施設長だけで抱え込むのは大変です。
「外部（登録支援機関など）に委託する部分」と「社内で対応する部分」
をあらかじめ分けておくことで、入職後のバタバタや混乱を抑えることができます。

たとえば、病院に行きたい、公共料金の支払いが分からない、
近隣トラブルが不安といった相談は、
現場の介護主任だけでは対応しきれません。

外国人スタッフが入社した初日に、
「誰に相談すればいいのか」をしっかり伝えてあげましょう。

その際、母国語で書かれた案内資料を用意しておくと、
外国人スタッフも内容を正しく理解しやすく、安心してお仕事をスタートできます！

不安を安心に変える！利用者とご家族へ伝える「事前案内」のコツ

利用者様やご家族へのご案内も、大切な受け入れ準備のひとつです。

単に「外国人スタッフが配属されます」と伝えるだけでなく、
「どんな業務を担当するのか」
「困ったときは日本人スタッフが一緒に対応すること」
を事前にお知らせしておきましょう。

あらかじめ説明しておくことで、ご家族にも安心して見守っていただけます。
ご家族から「記録は読めますか」「夜勤は大丈夫ですか」と聞かれたとき、
現場職員が毎回違う答えをすると不信感につながります。

施設長や管理者は、配属前に説明の言い回しをそろえ、
外国人スタッフ本人を特別扱いしすぎない伝え方を準備しておきたいところです。

内定を出す前に要確認！「本部・管理者・現場」で漏れを防ぐ受入チェックリスト

外国人スタッフを迎える準備は、本部・管理者・現場の
それぞれでチェックリストを作っておくと抜け漏れを防げます。

受入準備をすべて現場に丸投げしてしまうと、
配属初日から教育担当者一人だけに負担が集中してしまうので注意しましょう！

受入前の事前確認では、すべての体制を100%完璧に整えること以上に、
「未決定事項を残したまま内定を出さないこと」が重要となります。

未決定の項目をあらかじめ可視化し、
準備のスケジュールを明確にしたうえで採用・内定の判断を進めましょう。

内定前の最終確認！すれ違いを防ぐ「受け入れ前チェックリスト」

項目	確認内容	主な担当
採用条件	在留資格、試験、介護経験、日本語レベル	本部・採用担当
配属先	初月に任せる業務、3か月後の業務	施設長・管理者
教育体制	主担当、副担当、面談日、記録指導	管理者・教育担当者
生活支援	住居、通勤、行政手続き、相談窓口	本部・事務担当
シフト	日勤開始時期、夜勤前の基準、休み希望	管理者
利用者説明	家族への説明、質問時の返答、苦情対応	施設長
費用	採用費、支援費、住居準備、教育時間	本部・事務長
定着支援	1か月、3か月、6か月の面談	管理者・本部

この表をもとに社内で話し合っておくと、
「採用時に求める日本語レベル」と「入社後に施設で教える範囲」
がスッキリ整理できます。

既存スタッフにとっても「どこまで業務を任せていいか」が一目で分かるため、
お互いに配属初月の戸惑いを防ぐことができます！

よくある失敗

よくある失敗は、人手不足を焦るあまり
「教育担当」と「生活相談の窓口」を決めないまま
入社日を迎えてしまうことです。

こうなると、外国人スタッフは仕事のことも生活のことも
全部同じスタッフに質問するようになり、
頼られた特定のスタッフが疲れ果ててしまいます。

もう一つのよくある失敗は、
試験の合格や資格の条件だけで採用を決めてしまうことです。

試験に受かっていても、「本当は夜勤をしたくない」
「地方での暮らしに不安がある」「介護記録の経験が少ない」
といったミスマッチが配属後に発覚することも少なくありません。

採用前の段階で相手の希望や不安をしっかり確認しておくことが、
長く安心して働いてもらうための第一歩です！

まとめ

外国人スタッフの受け入れは、
「どの制度を使うか」を選ぶだけでは上手くいきません。

採用条件や日本語レベルをはじめ、
教育担当・生活支援・シフト・相談窓口・利用者様へのご案内までを
入社前にきちんと決めておくことが大切です。

事前に準備を整えておくことで、
外国人スタッフ本人も既存スタッフも無理なくスタートすることができます！

採用前にチェックしておきたいポイントは、次の5つです！

• 初月に任せる仕事
• 日本語でやり取りする場面
• 指導する担当者・副担当者
• 生活面のサポート範囲
• 3か月後・6か月後に任せたい仕事

ここまで事前に決めておけば、
候補者の経験や日本語力が実際の現場でどう活かせるか、
具体的にイメージできるようになります。

採用後のミスマッチを減らしたい場合は、
制度名だけでなく候補者の経験や希望条件まで見ておくと、
受け入れ体制を具体化しやすくなります。
人材スカウト画面で、実際の候補者像を確認してみてください。

よくある質問